Politiques et comités du conseil d’administration

Examen des états financiers
Chaque trimestre, le comité examine les déclarations trimestrielles de revenu non vérifiées ainsi que les dépenses et le bilan trimestriels préparés par la haute direction. Les membres du comité discutent des états financiers et de tout écart par rapport au budget avec la haute direction lors des réunions trimestrielles du comité. Lorsque les états financiers vérifiés sont préparés après la fin de l’exercice, le comité se réunit avec la haute direction et les vérificateurs pour examiner les états financiers et émet des recommandations au conseil. Lors de la réunion de septembre de chaque année, le comité rencontre le vérificateur afin d’examiner l’approche du plan d’audit, de poser des questions et d’approuver le vérificateur et ses honoraires pour l’exercice à venir.

Examen du fonds de réserve
Chaque année, la haute direction mène une analyse du fonds de réserve d’exploitation indiquant si les objectifs actuels sont appropriés. Le comité examine cette analyse avec la haute direction, et les excédents ou les manques probables sont abordés. Le comité a recommandé, et le conseil d’administration a par la suite approuvé, une augmentation de l’objectif du fonds de réserve d’exploitation afin de refléter la croissance organisationnelle et les exigences budgétaires.

Examen du budget de 2024
Chaque année à l’occasion de la réunion du comité de septembre, les membres du comité examinent le budget proposé par la haute direction, posent des questions et donnent leur avis. Le budget 2024 de l’OSBI comprenait une planification éventuelle pour la désignation potentielle de l’OSBI comme organisme externe unique pour toutes les banques canadiennes, car la préparation de cette transition implique une importante croissance anticipée.

Gouvernance des retraites
Le comité supervise également le régime de retraite à prestations déterminées, le régime de retraite à cotisations déterminées et le régime de soins médicaux des retraités de l’OSBI. Le comité a examiné la structure du régime de retraite, la participation du personnel, les renseignements sur la communication avec les membres et l’éducation au régime.

Examen du fonds de réserve
Chaque année, la haute direction procède à une analyse du fonds de réserve de fonctionnement indiquant si les objectifs actuels demeurent appropriés. Le comité examine l'analyse avec la haute direction et les plans d'éventuels déficits ou excédents sont discutés.

Examen du budget de 2020
Chaque année à l'occasion de la réunion du comité de septembre, les membres du comité examinent le budget proposé par la haute direction, posent des questions et donnent leur avis.

Gouvernance des pensions
Le comité supervise également le régimede retraite à prestations définies de l'OSBI, le régime de retraite à cotisations définies et le régime médical postretraite. L'année dernière, le texte du plan à cotisations définies a été revu et mis à jour. Le comité a également demandé un examen des options de financement qui s'est terminé cette année.

Examiner et fournir des commentaires sur les politiques
Le comité examine et approuve toute modification des politiques financières de l'OSBI. Cette année, la politique relative aux placements a été modifiée par le comité.

Examen du fonds de réserve
Grâce à une gestion prudente au cours des dernières années, le fonds de réserve de l'OSBI est entièrement financé. Chaque année, la haute direction mène une analyse du fonds de réserve d'exploitation indiquant si les objectifs actuels sont appropriés. Le comité examine cette analyse avec la haute direction, et les excédents ou les manques probables sont abordés.

Mise en oeuvre de la politique de l'OSBI en matière d'investissement
La politique de l'OSBI en matière d'investissement établit la façon dont les fonds de réserve doivent être investis. Le comité a examiné cette politique cette année avec la haute direction. La décision a été prise de modifier les investissements de l'OSBI afin de maximiser le rendement tout en veillant à ce que les fonds soient investis dans des placements sûrs et facilement accessibles en cas de besoin.

Examen du budget de 2019
Chaque année à l'occasion de la réunion du comité de septembre, les membres du comité examinent le budget proposé par la haute direction, posent des questions et donnent leur avis.

Gouvernance du régime de retraite
Le comité supervise également le régime de retraite à prestations déterminées, le régime de retraite à cotisations déterminées et le régime de soins médicaux des retraités de l'OSBI. L'année dernière, le texte du régime à cotisations déterminées a été examiné et mis à jour. Le comité a également demandé un examen du choix de fonds qui sera effectué au cours de l'exercice 2019.

Examen des politiques et avis
Le comité examine et approuve les modifications apportées aux politiques financières de l'OSBI. Cette année, la politique en matière d'investissement et la politique en matière de frais de voyage et de représentation du conseil d'administration ont été modifiées et approuvées par le comité.

Nouvelle présidente du comité
Jill Hugessen a été nommée présidente du comité de la gouvernance et des ressources humaines lors de l’assemblée générale annuelle de mars, en remplacement de Ronald Smith, qui reste membre du comité.

Examens des politiques
Chaque trimestre, le comité examine diverses politiques et autres questions. Voici quelques exemples pour cette année: Certification et rapport de la politique de confidentialité, Politique de dénonciation, Code de conduite des employés et Mandat du comité.

Évaluation externe du conseil d’administration en 2023
Le comité a retenu les services d’un expert externe pour procéder à une évaluation formelle du conseil d’administration; il a examiné et évalué les résultats et a consulté l’ensemble du conseil d’administration pour discuter de stratégies visant à renforcer la performance du conseil d’administration.

Nouveau modèle de rémunération du conseil d’administration
À la suite d’un examen et d’un rapport d’un tiers externe concernant le modèle de rémunération du conseil d’administration de l’OSBI, le comité a recommandé, et le conseil a par la suite approuvé, un changement au profit d’un modèle d’honoraires fixes, payables chaque trimestre. Le nouveau modèle d’honoraires a été appliqué au cours de l’année. Il a été convenu que tous les administrateurs devraient être éligibles à une rémunération, y compris les administrateurs de l’industrie. À compter du 1er janvier 2024, tous les administrateurs auront la possibilité d’accepter une rémunération pour leurs services au conseil d’administration de l’OSBI.

Comité de nomination pour les nouveaux membres du conseil d’administration
Le comité a créé un sous-comité de nomination pour diriger le processus de recrutement des administrateurs afin de pourvoir quatre postes d’administrateur, vacants début 2024, plusieurs administrateurs atteignant la durée maximale de leur mandat.

Examen de la gouvernance
Un groupe de travail a été créé pour préparer la consultation sur la gouvernance, qui a débuté le 1er novembre 2022. La consultation s’est terminée le 31 janvier 2023. Le conseil d’administration a annoncé ses décisions et les mises à jour de sa structure de gouvernance en juin 2023.

Modification des règles générales
Des modifications ont été apportées au mandat de l’OSBI afin de mettre en oeuvre les changements de gouvernance décrits ci-dessus.